17 Feb, 2019

Se ha realizado un acompañamiento al Ayuntamiento de Oñati en la revisión y ajuste de sus sistemas de gestión de la información y documentación.

El equipo de servicios sociales municipales de Oñati, se ha ido consolidando desde sus inicios, hace ya mas de dos décadas.

En estos últimos años desde Ede Fundazioa hemos acompañado parte de ese camino: entre otros en su reflexión estratégica como equipo y en generar una estructura organizativa acorde con los retos marcados.

Detrás de esos retos, nos han demostrado que había una fuerte vocación de transformación social, más allá de la prestación de servicios municipales.

Con esta actitud reflexionaban sobre la necesidad de contar con unas instalaciones y espacios de trabajo organizados que transmitieran valores de seguridad, confianza y respeto a las personas usuarias de estos servicios y apoyos.

Dentro de esta línea de trabajo, se ubicaba la organización del fichero (físico y digital). El trabajo ha sido realizado entre finales de 2016 y primer semestre del 2017.

Entre otras acciones se han realizado:

  • Una sesión de sensibilización básica inicial para conocer la herramienta 3S digital y definir el área piloto donde practicar la herramienta en un primer momento
  • Sesiones con el equipo o parte de el para abordar los criterios de organización, archivo y eliminación de los documentos generados en él área. Esta tarea se realiza integrando las pautas y obligaciones municipales y generando criterio de equipo con la experiencia acumulada por el mismo. (Árbol de carpetas digitales/criterios de archivo físico y digital consensuado con archivo municipal)
  • Sesiones con el equipo o parte de el para consensuar las fichas necesarias a disponer en todos los servicios incluyendo todas las cláusulas de protección de datos necesarias para cumplir con los derechos de la ciudadanía. (Fichas por servicios)

Nos hemos encontrado con un equipo que se ha motivado ante una tarea rutinaria así como ha sabido valorar que la organización del espacio -virtual o físico- influye en la calidad de la atención, escucha y acompañamiento a las personas.  El equipo compuesto por 5 personas (recientemente se ha completado con una más) está en un momento donde acumula experiencia y a la vez frescura disponiendo de una notable voluntad de avance.  Esto ha hecho que el proyecto sea una fuente de aprendizaje y una experiencia piloto positiva.